Excel-niksejä

Täydennyksiä Sihteerin ja assistentin tietokoneoppaaseen

Tällä sivulla on Excel-taulukkolaskentaohjelmaan liittyviä niksejä. Osa nikseistä perustuu kirjan lukijoilta tulleeseen palautteeseen. Kiitos kommenteista!

Saman työkirjan kaksi taulukkoa näkyviin samanaikaisesti
Ei turhia taulukoita työkirjaan
Käytä nimettyjä solualueita
Suorat ja suhteelliset soluviittaukset
Taulukon suojaus ja solujen lukitus
Hyödyllisiä pikanäppäimiä

Saman työkirjan kaksi taulukkoa näkyviin samanaikaisesti

  1. Valitse Ikkuna / Uusi ikkuna
  2. Excel avaa toisen ikkunan, jossa on sama taulukko.
  3. Valitse Ikkuna / Järjestä
  4. Laita rasti ruutuun "Aktiivisen työkirjan ikkunat" (Tämä tarvitaan itse asiassa vain silloin, kun avoinna on useita työkirjoja)
  5. Valitse haluamasi vaihtoehto:
    Pystysuunnassa: taulukot rinnakkain
    Vaakasuunnassa: taulukot allekkain

Ei turhia taulukoita työkirjaan

Poista työkirjasta tyhjät taulukot. Excel tekee niitä oletusasetuksin kolme. Tätä määrää voi säätää.

  1. Valitse Työkalut / Asetukset.
  2. Valitse välilehti Yleiset.
  3. Säädä kohtaan "Taulukoita uudessa työkirjassa" haluamasi luku.

Jos työkirjassasi on useita taulukoita, kirjoita kunkin taulukon välilehteen sitä kuvaava nimi.

Käytä nimettyjä solualueita

Taulukon toiminta ja laskukaavojen viittaukset on helpompi ymmärtää, jos käytät nimettyjä solualueita. Kaava SUMMA(Tuotot) on helpompi ymmärtää kuin kaava SUMMA(C3:C18).
Lisäksi nimetyt alueet auttavat, kun on valittava tietyt solut esimerkiksi muotoilua varten.
Nimen anto solualueelle on helppoa.

  1. Valitse solualue.
  2. Valitse Lisää / Nimi / Määritä.
  3. Kirjoita sopiva nimi.

Nimetty alue valitaan komennolla Muokkaa / Siirry (Ctrl-G).

Suorat ja suhteelliset soluviittaukset

Suhteellinen soluviittaus määrittyy uudelleen, kun kaava kopioidaan toiseen paikkaan. Suhteellinen viittaustapa on kätevä, kun esimerkiksi kopioidaan sarakesummakaava kerralla useaan sarakkeeseen. Suhteellisen viittauksen ansiosta kaavat viittaavat aina oikeaan sarakkeeseen. Suhteellinen viittaustapa on taulukkolaskentaohjelmien oletusarvo.

Suora soluviittaus taas viittaa aina tiettyyn soluun. Jos kaava kopioidaan toiseen paikaan, viittaus osoittaa edelleen alkuperäiseen soluun. Suora viittaus on hyödyllinen, kun kaavassa viitataan esimerkiksi tiettyyn vakiokertoimeen, vaikkapa valuuttakurssiin.
Suoran soluviittauksen tunnusmerkki kaavassa on dollarin merkki $. Esimerkiksi soluviittaus $D$7 viittaa siirrettynäkin sarakkeeseen D ja riville 7.

Suorien ja suhteellisten viittausten välillä on helppo vaihdella F4-näppäimellä. Vie kohdistin kaavarivillä soluviittaukseen ja paina f4-näppäintä useita kertoja. Soluviittaus muuttuu joka painalluksessa seuraavasti:

D7$D$7 D$7 $D7 D7 jne.

Taulukon suojaus ja solujen lukitus

Excelissä voi lukita tietyt solut ja alueet niin, että käyttäjä ei voi tehdä niihin mitään muutoksia. Lukituksen avulla voidaan esimerkiksi taulukon laskentakaavat ja vakiot suojata tahattomilta muutoksilta. Lukitsematta jätetään silloin vain ne solut, joita käyttäjän on päästävä muokkaamaan.

Solualueen lukitus ja vapautus tehdään kahdessa vaiheessa.

Määrittele haluamasi solut lukitsemattomiksi.
1. Valitse solut, joita ei lukita.
2. Valitse Muotoile / Solut.
3. Valitse välilehti Suojaus ja poista rasti kohdasta Lukitus.

Lukitse taulukko
1. Valitse Työkalut / Suojaus / Suojaa taulukko.
2. Ohjelma kysyy suojauksen salasanaa. Kirjoita haluamasi salasana ja anna se pyydettäessä toisen kerran.

Nyt taulukosta on lukittuna kaikki muut solut paitsi ne, jotka määrittelit ensi vaiheessa lukitsemattomiksi.

Hyödyllisiä pikanäppäimiä

Solujen valitseminen
Ctrl-Vaihto-* Valitsee tyhjien solujen rajaaman alueen.
Ctrl+Vaihto+Nuoli Laajentaa valintaa saman sarakkeen viimeiseen ei-tyhjään soluun.
Ctrl-välilyönti Valitsee koko rivin
Vaihto+Välilyönti Valitsee koko sarakkeen
   
Tietojen kirjoittaminen
F2 Muokkaa aktiivista solua
Alt+Enter Rivinvaihto solun sisällä
Ctrl+Vaihto+puolipiste Päivämäärä soluun
Ctrl+Vaihto+kaksoispiste Kellonaika soluun
   
Muita pikanäppäimiä  
F11 Tekee peruskaavion valitusta alueesta
Ctrl+PageUp/Down Siirtyminen työkirjan edelliseen/seuraavaan taulukkoon (välilehteen)
Ctrl+§ Kaavat näkyviin/piiloon